Disposición final de los documentos.
Cada dependencia de la entidad con el comité de archivo identifica y determina la disposición final de las series y las subseries documentales con base a la tabla de retención documental y/o tabla de valoración documental.
Eliminación en el archivo de gestión:
Si la entidad lo hace;
Según lo establecido a las tablas de retención documental y/o tablas de valoración documental en los asuntos.
La serie que no estén en las TRD no pueden ser eliminadas y la responsabilidad de los archivos eliminados es del comité de archivos de cada entidad.
Si la entidad No lo hace;
El procedimiento a realizar es hacer la respectiva transferencia del archivo de gestión al archivo central.
Microfilm y/o digitalización de documentos.
Si la entidad lo hace;
El archivo central adopta la técnica de microfilmación y/o digitalización en los términos establecidos en las TRD y/o TVD o para los casos requeridos.
Toca entrar a hacer un diagnóstico para ver que documentos requieren de reparaciones; según el tipo de deterioro también referente a esto se aplica la técnica adecuada.
Microfilm ventajas:
- Tecnologías estables.
- Versatilidad: puede manejar diferente tipo de documentación con excelente reproducción.
Desventajas:
- Imposibilidad de mejorar la imagen por su carácter fotográfico.
- Lentitud en la búsqueda.
- Consulta única.
Digitalización ventajas:
- Velocidad y facilidad de consulta.
- Distribución en red.
- Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado.
- Consulta de una misma información por varios usuarios a la vez.
Desventajas:
- Conservación.
- El personal ya que tiene que ser altamente calificado.
- Dependencia tecnológica: los diseñadores de programas no dan la posibilidad de cambiar elementos para mejorar el rendimiento.
- Accesibilidad: el cambio de formato de almacenamiento puede impedir la consulta cuando no se cuente con las mismas herramientas usadas al ingreso.
Si la entidad No lo hace;
El archivo central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD y/o TVD para las series y subseries.
Documentos a eliminar en el archivo central.
Si la entidad lo hace;
Según lo establecido a las tablas de retención documental y/o tablas de valoración documental en los asuntos. La serie que no estén en las TRD no pueden ser eliminadas y la responsabilidad de los archivos eliminados es del comité de archivos de cada entidad.
Si la entidad No lo hace;
El archivo central hace la revisión de las series y subseries.
Selección documental.
Si la entidad lo hace;
Se realiza la valoración correspondiente en los términos establecidos en la TRD o TVD o de acuerdo con el procedimiento establecido en la entidad.
Para la selección hay 4 de ellas 2 de tipo cualitativo y 2 de tipo cuantitativo.
Las dos primeras son:
- Toma ejemplar al azar.
- Muestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta determinada dando valor especial a ciertas series con fines de investigación. Se le atribuye ser poca objetiva y proporciona una visión sesgada de la serie.
Las dos siguientes:
- Muestreos sistemáticos: la guía es cronológica, es decir, guardar ciertos años, eliminar otras.
- Muestreo aleatorio: toda unidad tiene igual probabilidad de presentar una serie en este caso se aplica una formula estadística.
Si la entidad No lo hace;
El archivo centra realiza la transferencia de los documentos con valores secundarios al archivo histórico.
Este se aplica a todos los documentos que tienen un valor permanente, es decir, los que tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y política de la entidad productora y se transforman en testimonio de su actividad y trascendencia
